ÉNONCÉ DE LA POLITIQUE

CIVAS Montérégie est une personne morale à but non lucratif qui traite des renseignements personnels dans le cadre de ses activités.

OBJECTIFS DE LA POLITIQUE

La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont CIVAS Montérégie les collecte, les utilise, les communique, les conserve et les détruit ou dont, autrement, elle les gère. De plus, elle vise à informer toute personne intéressée sur la manière dont CIVAS Montérégie traite ses renseignements personnels. Elle vise également le traitement des renseignements personnels recueillis par CIVAS Montérégie par un moyen technologique.

PORTÉE

Cette politique s’applique au CIVAS Montérégie, ce qui inclut notamment ses dirigeant.es, employé.es, consultant.es, stagiaires, ainsi qu’à toute personne qui, autrement, fournit des services pour le compte de CIVAS Montérégie. Elle s’applique également au site Internet de CIVAS Montérégie.

Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par CIVAS Montérégie, que ce soit les renseignements de ses client.es, potentiel.les ou actuel.les, de ses consultant.es, de ses employé.es ou de toute autre personne (p. ex., visiteur.euses de son site Internet).

DÉFINITION DES TERMES UTILISÉS

Pour l’application de la présente politique, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, il pourrait s’agir du nom, de l’adresse domiciliaire, du numéro de téléphone, de l’adresse courriel, du genre ou de renseignements bancaires d’une personne, de renseignements sur sa santé, de son origine ethnique, de sa langue, etc.

Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée (p. ex., renseignements de santé, renseignements bancaires, renseignements biométriques, orientation sexuelle, origine ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques).

De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels (p. ex., le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne). Plus particulièrement et par souci de précision, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et à compter du 22 septembre 2023, les sections 6, 7 et 9 ne s’appliquent pas aux renseignements d’une personne relatifs à l’exercice d’une fonction dans une entreprise, tels que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail.

Ces mêmes paragraphes ne s’appliquent pas non plus à un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi, et ce, dès l’entrée en vigueur de la présente politique.

DATE D’ENTRÉE EN VIGUEUR

La présente politique entre en vigueur le 22 septembre 2023. 

COLLECTE, UTILISATION ET COMMUNICATION

Dans le cadre de ses activités, CIVAS Montérégie peut collecter différents types de renseignements, et ce, à différentes fins. 

CIVAS Montérégie informera également les personnes concernées, au moment de la collecte de renseignements personnels, de tout autre renseignement recueilli, des fins pour lesquelles ils sont collectés et des moyens de la collecte, en plus des autres informations à fournir, tel que requis par la loi.

CIVAS Montérégie applique les principes généraux suivants relativement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels :

Consentement

• De façon générale, CIVAS Montérégie collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. Le consentement peut être obtenu de façon implicite dans certaines situations, par exemple, lorsque la personne décide de fournir ses renseignements personnels après avoir été informée par la présente politique sur l’utilisation et la communication aux fins qui y sont indiquées. Ainsi, la présente politique et les informations qu’elle contient pourront être consultées par la personne concernée au moment de la collecte de renseignements personnels.
• Normalement, CIVAS Montérégie doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci. Toutefois, CIVAS Montérégie peut agir sans consentement dans certains cas prévus par la loi et dans les conditions prévues par celle-ci. Les principales situations où CIVAS Montérégie peut agir sans consentement sont indiquées dans les sections pertinentes de la présente politique.
• Il est à noter que certains de nos services sont offerts à des personnes mineures. Dans des cas particuliers, notamment lors de la demande d’admission, il peut arriver que la collecte des premiers renseignements personnels (p. ex., nom, adresse, motif de consultation) se fasse auprès d’un parent ou d’un tuteur, et ce, sans le consentement préalable de la personne mineure.  Un consentement de la personne mineure de 14 ans ou plus est toutefois requis pour toute collecte ou communication ultérieure de ses renseignements personnels. En ce qui concerne nos client.es de 12 et 13 ans, le consentement d’un parent ou d’un tuteur est requis pour toute collecte ou communication des renseignements personnels.

Collecte

• Dans tous les cas, CIVAS Montérégie ne collecte des renseignements que s’il y a une raison valable de le faire. De plus, la collecte ne sera limitée qu’aux renseignements nécessaires pour remplir l’objectif visé.

Collecte auprès de tiers

CIVAS Montérégie peut collecter des renseignements personnels auprès de tiers. À moins d’une exception prévue par la loi, CIVAS Montérégie demandera le consentement de la personne concernée avant de collecter des renseignements personnels qui la concernent auprès d’un tiers. Dans le cas où un tel renseignement n’est pas collecté directement auprès de la personne, mais auprès d’une autre organisation, la personne concernée peut demander la source des renseignements collectés à CIVAS Montérégie.

Dans certaines situations, CIVAS Montérégie peut également collecter des renseignements personnels auprès de tiers, sans le consentement de la personne concernée, si elle a un intérêt sérieux et légitime à le faire et a) si la cueillette est dans l’intérêt de la personne et qu’il n’est pas possible de le faire auprès d’elle en temps utile, ou b) si cette cueillette est nécessaire pour s’assurer que les renseignements sont exacts.

Également, CIVAS Montérégie peut recueillir des renseignements personnels, indirectement, en ayant notamment recours à :

• PayPal (nom, adresse courriel)

PayPal dispose de ses propres conditions et de sa propre politique de confidentialité, qu’il est possible de consulter pour plus d’informations.

Cette collecte par l’entremise de tiers peut s’avérer nécessaire pour recourir à certains services ou programmes, ou pour autrement faire affaire avec CIVAS Montérégie. Lorsque requis, CIVAS Montérégie recueillera le consentement de la personne au moment opportun.

Détention et utilisation

CIVAS Montérégie veille à ce que les renseignements qu’elle détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée.

Certains renseignements personnels sont utilisés à des fins statistiques. Dans ce contexte, tous les renseignements sont anonymisés, c’est-à-dire qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, d’identifier la personne et qu’il n’est plus possible d’établir un lien entre la personne et les renseignements personnels.

CIVAS Montérégie ne peut utiliser les renseignements personnels d’une personne que pour les raisons indiquées aux présentes ou pour toute autre raison fournie lors de la collecte. Dès que CIVAS Montérégie veut utiliser ces renseignements pour une autre raison ou à une autre fin, un nouveau consentement devra être obtenu de la personne concernée, lequel devra être obtenu de façon expresse s’il s’agit d’un renseignement personnel sensible. Cependant, dans certains cas prévus par la loi, CIVAS Montérégie peut utiliser les renseignements à des fins secondaires sans le consentement de la personne, p. ex. :

• lorsque cette utilisation est manifestement au bénéfice de cette personne;
• lorsque cela est nécessaire pour évaluer ou améliorer des mesures de protection et de sécurité.

Accès limité

CIVAS Montérégie doit mettre en place des mesures pour limiter l’accès à un renseignement personnel seulement aux employés et aux personnes au sein de son organisation qui ont la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions. CIVAS Montérégie demandera le consentement de la personne avant d’accorder l’accès à toute autre personne.

Communication

Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, CIVAS Montérégie obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers. De plus, lorsque le consentement est nécessaire et lorsqu’il s’agit d’un renseignement personnel sensible, CIVAS Montérégie devra obtenir le consentement explicite de la personne avant de communiquer le renseignement.

Cependant, la communication des renseignements personnels à des tiers est parfois nécessaire. Ainsi, des renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers sans le consentement de la personne concernée dans certains cas, notamment, mais non exclusivement, dans les cas suivants :

• CIVAS Montérégie peut communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, dans certains cas prévus par la loi et dans les conditions prévues par celle-ci (p. ex., dénonciation au DPJ).
• Des renseignements personnels pourront être transmis à ses fournisseurs de service à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements, et ce, sans le consentement de la personne. Par exemple, ces fournisseurs de services peuvent être des sous-traitants de CIVAS Montérégie désignés pour l’exécution de mandats dans les programmes administrés par CIVAS Montérégie et des fournisseurs de services infonuagiques. Dans ces cas, CIVAS Montérégie doit avoir des contrats écrits avec ces fournisseurs qui indiquent les mesures qu’ils doivent prendre pour assurer la confidentialité des renseignements personnels communiqués, que l’utilisation de ces renseignements ne soit faite que dans le cadre de l’exécution du contrat et qu’ils ne peuvent conserver ces renseignements après son expiration. De plus, ces contrats doivent prévoir que les fournisseurs doivent aviser la personne responsable de la protection des renseignements personnels de CIVAS Montérégie (indiqué dans la présente politique) de toute violation ou tentative de violation des obligations de confidentialité concernant les renseignements personnels communiqués et doivent permettre à cette personne d’effectuer toute vérification relative à cette confidentialité.

Communication à l’extérieur du Québec 

Il est possible que les renseignements personnels détenus par CIVAS Montérégie soient communiqués à l’extérieur du Québec, par exemple, lorsque CIVAS Montérégie a recours à des fournisseurs de services infonuagiques dont le ou les serveurs se situent hors Québec ou lorsque CIVAS Montérégie fait affaire avec des sous-traitants ou des partenaires situés en dehors de la province.

Informations supplémentaires sur les technologies utilisées

Utilisation de témoins de connexion

Des témoins de connexion sont des fichiers de données transmis à l’ordinateur du visiteur d’un site Internet par son navigateur Web lorsqu’il consulte ce site et peuvent avoir plusieurs utilités.

Les sites Internet contrôlés par CIVAS Montérégie utilisent des témoins de connexion notamment :

• À des fins statistiques pour connaître le comportement des visiteurs, le contenu consulté et permettre l’amélioration du site Internet.

Les sites Internet contrôlés par CIVAS Montérégie utilisent les types de témoins suivants :

• Témoins de session: Il s’agit de témoins temporaires qui sont gardés en mémoire pour la durée de la visite du site Internet seulement.
• Témoins persistants: Ils sont gardés sur l’ordinateur jusqu’à ce qu’ils expirent et ils seront récupérés lors de la prochaine visite du site.

Certains témoins de connexion pourront être désactivés par défaut et les visiteurs pourront choisir d’activer ces fonctions ou non, lors de la consultation des sites Internet de CIVAS Montérégie.

Il est également possible d’activer et de désactiver l’utilisation des témoins de connexion en changeant les préférences dans les paramètres du navigateur utilisé.

Utilisation de Google Analytics

Le site de CIVAS Montérégie (https://civas.ca/) utilise Google Analytics afin de permettre son amélioration continue. Google Analytics permet notamment d’analyser la manière dont un visiteur interagit avec le site Internet de CIVAS Montérégie. Google Analytics utilise des témoins de connexion pour générer des rapports statistiques sur le comportement des visiteurs de ces sites Internet et le contenu consulté.

Les informations provenant de Google Analytics ne seront jamais partagées par CIVAS Montérégie à des tiers.

Il est possible d’installer un module complémentaire de navigateur pour désactiver Google Analytics.

Autres moyens technologiques utilisés

CIVAS Montérégie recueille également des renseignements personnels par l’entremise de moyens technologiques comme des formulaires Web intégrés à un site Internet contrôlé par CIVAS Montérégie (p. ex., son formulaire de demande de services) ainsi que des questionnaires accessibles en ligne sur ses plateformes.

Si CIVAS Montérégie recueille des renseignements personnels en offrant un service technologique qui dispose de paramètres de confidentialité, CIVAS Montérégie doit s’assurer que ces paramètres offrent le plus haut niveau de confidentialité par défaut (les témoins de connexion ne sont pas visés).

CONSERVATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la loi ou la réglementation applicable, CIVAS Montérégie ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés.

Les renseignements personnels utilisés par CIVAS Montérégie pour prendre une décision relative à une personne doivent être conservés durant une période d’au moins un an suivant la décision en question ou même sept années après la fin de l’année fiscale où la décision a été prise si celle-ci a des incidences fiscales, par exemple, les circonstances d’une fin d’emploi.

À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, CIVAS Montérégie s’assurera :

• de les détruire; ou
• de les anonymiser (c’est-à-dire qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, d’identifier la personne et qu’il n’est plus possible d’établir un lien entre la personne et les renseignements personnels) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.

La destruction de renseignements par CIVAS Montérégie doit être faite de façon sécuritaire, afin d’assurer la protection de ces renseignements.

La présente section peut être complétée par toute politique ou procédure adoptée par CIVAS Montérégie concernant la conservation et destruction de renseignements personnels, le cas échéant. Veuillez contacter la personne responsable de la protection des renseignements personnels de CIVAS Montérégie (indiquée dans la présente politique) pour en savoir davantage.

RESPONSABILITÉ DU CIVAS MONTÉRÉGIE

De manière générale, CIVAS Montérégie est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels de CIVAS Montérégie est la direction générale de l’organisation. Elle doit, de façon générale, veiller à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels. Elle doit approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels. Plus particulièrement, cette personne est chargée de mettre en œuvre la présente politique et de veiller à ce qu’elle soit connue, comprise et appliquée. En cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de cette personne responsable, la direction de CIVAS Montérégie assurera les fonctions de responsable de la protection des renseignements personnels.

Les membres du personnel de CIVAS Montérégie ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqué.es dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente politique.

Les rôles et les responsabilités des employé.es de CIVAS Montérégie tout au long du cycle de vie des renseignements personnels peuvent être précisés par toute autre politique de CIVAS Montérégie à cet égard, le cas échéant.

SÉCURITÉ DES DONNÉES

CIVAS Montérégie s’engage à mettre en place des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels qu’elle gère. Les mesures de sécurité en place correspondent, entre autres, à la finalité, à la quantité, à la répartition, au support et à la sensibilité des renseignements. Ainsi, cela signifie qu’un renseignement pouvant être qualifié de sensible (voir la définition prévue à la section 4) devra faire l’objet de mesures de sécurité plus importantes et devra être mieux protégé. Notamment, et conformément à ce qui a été mentionné précédemment concernant l’accès limité aux renseignements personnels, CIVAS Montérégie doit mettre en place des mesures nécessaires pour imposer des contraintes aux droits d’utilisation de ses systèmes d’information de manière à ce que seul.es les employé.es qui doivent y avoir accès soient autorisés à y accéder.

DROITS D’ACCÈS, DE RECTIFICATION ET DE RETRAIT DU CONSENTEMENT

Pour faire valoir ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet à la personne responsable de la protection des renseignements personnels de CIVAS Montérégie, à l’adresse courriel indiquée à la section 12.

Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par CIVAS Montérégie et en demander leur correction dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques. Elles peuvent également exiger la cessation de la diffusion d’un renseignement personnel qui les concerne ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à leur nom permettant d’accéder à ce renseignement par un moyen technologique, lorsque la diffusion de ce renseignement contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire. Elles peuvent faire de même, ou encore exiger que l’hyperlien permettant d’accéder à ce renseignement soit réindexé, lorsque certaines conditions prévues par la loi sont réunies.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels de CIVAS Montérégie doit répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours de la date de réception de la demande. Tout refus doit être motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer. La personne responsable doit aider le ou la requérant.e à comprendre le refus au besoin.

Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.

Elles peuvent également demander à CIVAS Montérégie quels sont les renseignements personnels recueillis auprès d’elle, les catégories de personnes chez CIVAS Montérégie qui y ont accès et leur durée de conservation.

PROCESSUS DE TRAITEMENT DES PLAINTES

Réception

Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par CIVAS Montérégie, doit le faire par écrit en s’adressant à la personne responsable de la protection des renseignements personnels de CIVAS Montérégie, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.

L’individu devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par CIVAS Montérégie. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, la personne responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’elle juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.

Traitement

CIVAS Montérégie s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle.

Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par la personne responsable de la protection des renseignements personnels de CIVAS Montérégie pour pouvoir la traiter, cette dernière doit l’évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, à la personne plaignante. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par CIVAS Montérégie est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la législation ou réglementation applicable.

Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, la personne plaignante doit être informée des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.

CIVAS Montérégie doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte.

Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.

Toutefois, CIVAS Montérégie invite toute personne intéressée à s’adresser d’abord à la personne responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement par CIVAS Montérégie.

APPROBATION

La présente politique est approuvée par la personne responsable de la protection des renseignements personnels de CIVAS Montérégie, dont les coordonnées d’affaires sont les suivantes :

Catherine Pouliot

550 chemin Chambly,
bureau 300,
Longueuil,
QC J4H 3L8

dg@civas.ca

Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec cette personne par courriel.

PUBLICATION ET MODIFICATIONS

La présente politique est publiée sur le site Internet de CIVAS Montérégie, et ce, relativement aux renseignements personnels qui y sont recueillis. Cette politique est également diffusée par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées.

CIVAS Montérégie doit également faire de même pour toutes les modifications à la présente politique, lesquelles devront également faire l’objet d’un avis pour en informer les personnes concernées.

QUESTIONS ET INTERPRÉTATION

Pour toute question au sujet de cette politique, veuillez-vous référer à la direction générale. Tout élément non couvert dans cette politique relève du droit de gérance du CIVAS Montérégie, en conformité avec les Lois en vigueur.